نحوه استفاده صحیح از دستگاه کپی و نکات کاربردی صرفه جویی در زمان

نحوه استفاده صحیح از دستگاه کپی و نکات کاربردی صرفه جویی در زمان که موجب کاربر پسند شدن دستگاه کپی شما میگردد. و در زمان شما صرفه جویی میکند. هنگامی که یک طعمه ماهی با یک گره برسر قلاب قرار میگیرد، می دانم که باید چکاری را انجام دهم. ضرب المثلی وجود دارد که می گوید : اگر به یک فرد یک ماهی بدهی غذای یک روز او را تامین کرده ای اما اگر به او ماهیگیری بیاموزی غذای یک عمرش را تامین کرده ای. ما قصد داریم که این ضرب المثل را به سمت و سوی کار با ماشینهای اداری برگردانیم و به شما بیاموزیم چگونه از دستگاه کپی تان مراقبت نمایید تا بتوانید بدون هیچ مشکلی چاپ و کپی کنید و مجبور به تماس با تعمیرات دستگاه کپی نشوید.

خطای اپراتور دستگاه کپی

در اغلب موارد ، مشکلات دستگاه های کپی ناشی از خطای اپراتور است. شما ممکن است مخالف باشید، اما امروزه دستگاه های کپی با بسیاری از ویژگی های کاربر پسند به بازار می آیند. دلیل اینکه شما مخالف هستید احتمالا به این دلیل است که شما ممکن است آموزش ندیده باشید. که چگونه از دستگاه کپی دیجیتال خود استفاده کنید.

آموزش نحوه استفاده صحیح از دستگاه کپی

نحوه استفاده صحیح از دستگاه کپی شارپ به عنوان بخشی از نصب اولیه دستگاه فتوکپی توسط نمایندگی شارپ آموزش داده می شود. به همین دلیل من یک لیست دستی از بعضی از متخلفان کوچک شناخته شده را کنار گذاشته ام. امیدوارم که شما و دستگاه کپی تان بتوانید با آن همراه شوید.

دقیقتر کار کنید و نحوه صحیح استفاده از دستگاه کپی را بیاموزید

این راهنماییها در مورد بهره وری ممکن است حتی کاری کند تا شما علاقه مند به استفاده از دستگاه کپی شوید. یک فرآیند را برای چگونگی کشیدن سینی های کاغذی خود تنظیم کنید. اکثر دستگاه های کپی دارای تنظیمات پیشرفته ای برای نحوه استفاده صحیح از دستگاه کپی هستند. که به شما اجازه می دهند تا تنظیم کنید چگونه کاغذ در طی یک کار چاپی عمل می کند. مطمئن شوید که سینی کاغذکش کنار دستگاه کاغذ خالی است. دستگاه کپی شما به گونه ای پیش فرض شده است تا اگر کاغذی در آن قرار دارد ابتدا از آن استفاده کند.

اگر می خواهید سینی های خود را با انواع کاغذ های مختلف تنظیم کنید. یک برچسب ایجاد کنید. و برچسب ها را در خارج از قرار دهید تا مردم بدانند چه چیزی در آنجا وجود دارد. به این ترتیب تیم شما از “چیزهای خوب” برای دور ریختن یادداشت های ملاقاتشان استفاده نمی کند. اگر مجرم ثابت دارید، به آنها یادآوری کنید که اگر آنها بخواهند از کاغذ مخصوص استفاده کنند، معمولا سینی فرعی بهترین شرط بندی است و به آنها نشان می دهد که چگونه از آن استفاده کنند.

نحوه صحیح ایجاد سند در دستگاه کپی 

اگر تنظیمات همه چیز را به درستی انجام دهید هیچوقت از تنظیم کار کپی پیچیده متعجب نخواهید شد. سپس متوجه می شوید که به خوبی تنظیم نکرده اید و باید تمامی کارها را لغو نمایید و مجددا همه اعمال را باید انجام دهید. اجازه دهید تا من شما را با نسخه ای از سند- بهترین دوست تان  آشنا کنم. با تمامی پنل های دستگاه کپی آشنا شوید و نحوه استفاده صحیح از دستگاه کپی را بیاموزید.

این دکمه را پیش از اینکه شما تنظیمات دستگاه کپی تان را انجام می دهید فشار دهید و سپس زمانی که شما دکمه start  می فشارید ، آن یک نمونه کار کپی را برای شما انجام می دهد. اگر همه چیز خوب پیش می رود ، کار با کپی بعدی به صورت مرتب ادامه خواهد یافت. اگر نیاز به تغییر برخی چیزها دارید ، به آسانی آن را تغییر دهید و آن نسخه دیگری از سند را برای شما ایجاد خواهد نمود. اینکار نه تنها در زمان بلکه در استفاده از کاغذ نیز صرفه جویی خواهد نمود.

نحوه صحیح استفاده از ویژگی های پیشرفته مانند Job Build در دستگاه کپی

“Job Build” یک ویژگی عالی برای افرادی است که کار اسکن زیادی با اسناد بزرگ دارند که نمیتوانند آنها را به یکباره در یک فیدر سند قرار دهند . به جای اسکن کردن کار به فایل های سند متعدد و بازگرداندن آنها  با برنامه کاربردی دیگر به میزکار تان ، می توانید تمام صفحات را با این ویژگی در یک کار اسکن کنید. 

تنظیمات پیش فرض دستگاه کپی را انجام دهید

هنگامی که شما برای اولین بار یک کپی جدید دریافت می کنید تنظیمات پیش فرض بسیار مناسب است. دریابید که برنامه های ادارتان چگونه از دستگاه استفاده می کند . تعیین کنید که چه ویژگی هایی بیشتر به شما کمک خواهد کرد و آنها را به عنوان پیش فرض تنظیم کنید. پیش تنظیم را برای کاربران همیشگی ذخیره کنید. تنظیمات پیش فرض متفاوت از پیش تنظیمات می باشد. کارکپی معمولی را انجام دهند و برای پیکربندی تنظیمات زیادی داشته باشند مفید است.

اگر این کار را انجام دهید، اطمینان حاصل کنید که  شما به کاربرانتان نحوه دسترسی به پیش تنظیمات را می آموزید و کلاس هایی را به منظور مروری جدید بر تازه ها به صورت منظم برگزار نمایید . در آموزش مستمر ،”کاربر پسند”  بودن برای نگهداری دستگاه کپی حائز اهمیت است. زیرا اکثر مردم دوست ندارند بپرسند چگونه می توان کاری را انجام داد که قبلا به آنها گفته اید که اولین بارچگونه انجام دهید (و هرگز قبول نمی کنند که فراموش نموده اند)

نحوه استفاده صحیح از اسکنر دستگاه کپی

برای گذر از صفحات خالی ( سفید نگه داشتن صفحه) در حالت پیش فرض قرار دهید. ما تعداد زیادی از مشتری داریم که از ما در مورد اسکن کردن کارهای بزرگ که ترکیبی از صفحات یک و دو طرفه دارند، می پرسند. آنها معمولا کار را تفکیک می کنند و کارهای یک طرفه ای را از اصل تمام اسناد  با کپی های دو طرفه ایجاد می کنند بنابراین آنها صفحات سفید و خالی نخواهند داشت. این خسته کننده است و شامل یک مرحله اضافی می شود. اما آیا می دانید که می توانید دستگاه کپی تان را به گونه ای تنظیم کنید که هنگام اسکن کردن «صفحات خالی را پر کنند»؟ این یک چیز مشترک است که بسیاری از مشتریان این را به عنوان پیش فرض در تنظیمات اسکن خود تنظیم می کنند. 

چک کنیدکه آیا کپی شما دارای یک “منوی سریع” است؟

بعنوان مثال در دستگاه کپی توشیبا  “منوی سریع” وجود دارد. منوی سریع می تواند سرعت کارهای شما در اداره  بالاببرد. به عنوان مثال، شما می توانید از اصل اسناد دو طرفه اسکن کنید و با فشار دادن یک دکمه یک PDF به کسی ارسال کنید. نمایندگی توشیبا تمامی این موارد را در زمان تحویل دستگاه کپی آموزش میدهد. دو نوع دکمه وجود دارد: دکمه Shared که می تواند توسط تمام کاربران بکاربرده شودو دکمه شخصی که می تواند توسط هر کاربربه تنهایی  تنظیم شود و مورد استفاده قرار گیرد. خانه داری خوب پیروی  از این نکات ساده در مورد چگونگی رفتار با کاغذ، زمان زیادی را برای  کمک به جلوگیری از چسباندن کاغذها  طی خواهد کرد. و با راهکاری کلی کمک می کند.

از دستگاه کپی فقط برای انجام امور فتوکپی و چاپ استفاده کنید!

اما دستگاه های کپی شبیه به یک میز قهوه نیستند. کاربران نباید فنجانهای قهوه را روی آنها بگذارند! اگر این یک مشکل ثابت در دفتر شما باشد، سعی کنید یک سطل زباله را در کنار دستگاه قرار دهید. همچنین باید یک سطل بازیافت در نزدیکی سینی خروجی باشد مگر اینکه شما دوست داشته باشید. که کاغذهای پرت شده قیرقابل بازیافت شوند. برای سرویس و نگهداری دستگاه کپی برنامه ریزی داشته باشید. با داشتن برنامه منظم و یافتن زمانهایی که از دستگاه کپی استفاده زیادی نمیشود. برای سرویس دستگاه میتوان عمر مفید آن را زیاد کرد.

همه را به یاد بیاورید تا نفس عمیق بکشید

 چیزی در برابر شما ندارد و اگر صفحات را از مسیر کاغذ بیرون بکشید، می توانید آسیب بیشتری بزنید. یک نفس عمیق بکش. دستورالعمل های صفحه را دنبال کنید، و بیشتر از همه، کشو و سینی ها را به آرامی باز کنید و یاهرگزاین ار راانجام ندهید. چندین  بار یک صفحه در نیمه راه بین یک منطقه قرار می گیرد و اگر کشو را باز کنید خیلی زود باز می شود، آن را پاره می کندو قطعات در مکان هایی می ماند که فقط تکنسین تعمیر شما می تواند بدان جا برود.